青海慶華在各廠礦全面推行網絡化無紙化辦公

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編輯: 徐焰

發布時間: 2012-03-30

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　　為全面推進公司網絡化、無紙化、科學化辦公，規范OA系統公文處理程序、制度審批流程，加快信息化建設步伐， 3月12日至23日，青海慶華組成OA系統實施項目小組赴烏蘭煤化公司、木里煤礦、格爾木礦業公司、鋼鐵項目指揮部等地進行信息化建設需求調研及信達OA辦公系統培訓演示。此項工作取得了良好的效果，達到了預期目的。

　　截至目前，青海慶華公司公文處理、制度審批會簽均在OA系統中進行，已經實現了網絡化、無紙化辦公。各單位干部員工充分利用OA辦公系統辦公，不僅提升了工作效率，優化了辦公流程，而且降低了辦公費用。此外項目小組一行還分別對各單位目前使用的OA辦公系統、遠程視頻會議以及其它信息化項目等應用方面開展需求調研，對各單位在信息化建設方面提出的意見和建議認真歸納總結，為下一步繼續深入推進青海慶華公司信息化工作奠定了基礎，創造了條件。

　　在烏蘭煤化公司，按照煤化公司的實際公文處理程序和制度審批流程，項目小組設計煤化公司OA工作流，在測試無誤后召開了煤化公司OA辦公系統演示培訓會。會上項目小組詳細演示了煤化公司OA公文處理程序、制度審批流程，將工作流中的關鍵操作步驟反復操作、演示，以保證流程參與者在OA系統中正確處理文件。同時，讓與會人員扮演不同角色現場進行模擬訓練，加強其在OA工作流中的每一個環節上能夠正確、熟練的操作。會上煤化公司有關領導就OA系統中的文件修改方法、如何保留文件的修改痕跡、文件的存取方式、查詢調閱等問題提出了咨詢，項目小組成員一一給予了解答。

　　在木里煤礦，項目小組就木里煤礦OA公文處理程序、制度審批流程進行設計、演示、模擬訓練。項目小組加強與相關工作人員溝通，將實際工作流程中不符合規范的環節進行調整后設計新的流程，以保證工作流在OA系統中順暢運行。

　　在格爾木礦業公司，項目小組對礦業公司文件審核、流轉等不規范流程進行了有效指導。為保證文件或制度內容的質量與專業性，加快文件簽發速度，項目組建議，“誰擬稿，誰負責流轉”。確定由擬稿人負責將起草的文件或制度送至各級領導審核、簽發，辦公室或企管組人員負責文件及制度的印制、分發，并對流程進行設計、測試。

　　在格爾木鋼鐵項目指揮部，按照指揮部提交的收文傳閱單、發文稿紙、制度審批表及實際工作流程設計OA工作流，測試正常運行后逐個進行操作演示，指揮部各部門、科室負責人、工作人員踴躍參加模擬訓練，在每一個環節中正確操作，確保了整個工作流程的順利進行。同時，指揮部提出，由于項目招標頻繁，招標工作涉及的環節較多，若能在OA上開展此項工作將會節約大量時間，工作效率也會提高。另外希望圖紙領用發放工作也能在OA 系統中實現。項目小組將根據上述兩項工作的實際工作程序在OA系統中設計工作流，在測試正常使用后交于指揮部試運行。

　　經過十余天的調研培訓，項目小組取得了可喜的成果。一是通過此次培訓，使員工對OA系統辦公有了初步的認識與了解，為今后集團信息化建設打下了良好的基礎；二是根據各單位實際需求，完善了OA系統使用功能；三是加強了實踐操作，鞏固了培訓成果。

（來源：青海慶華公司閆沛霞、朱先民）

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